Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân

1. Ai xử lý dữ liệu của bạn

Công ty TNHH Du lịch An Voyages — 26 Núi Ngọc, thị trấn Cát Bà, Hải Phòng. Chúng tôi là bên quyết định việc thu và dùng dữ liệu nói ở trang này.

Công ty có khoảng 10 người và không có bộ phận bảo vệ dữ liệu riêng. Mọi yêu cầu liên quan tới dữ liệu cá nhân đi qua số điện thoại và email hỗ trợ ở mục 12 — người nhận là nhân viên phụ trách đặt chỗ, không phải hệ thống tự động.

2. Chúng tôi thu những gì

a) Khi bạn chỉ xem trang web

Không cần đăng nhập. Cookie chức năng chỉ nhớ ngôn ngữ và tiền tệ bạn chọn, không cấp quyền truy cập đơn hàng và không dùng cho quảng cáo. Lựa chọn tự động dùng quốc gia IP do Cloudflare cung cấp và ngôn ngữ trình duyệt; chúng tôi không tạo fingerprint thiết bị.

Địa chỉ IP của lượt truy cập được dùng tạm trong bộ nhớ của tiến trình web để giới hạn số lần gửi yêu cầu và số lần tra cứu (chống spam và chống dò mã đặt chỗ). Bộ đếm này nằm trong RAM và mất khi khởi động lại phần mềm; luồng web không ghi IP vào database (bản ghi nhật ký do web tạo để trống cột IP). Ngoài ra, như mọi truy cập internet, máy chủ và dịch vụ trung gian đứng trước website (cấu hình hiện tại đọc IP thật từ header của Cloudflare) nhìn thấy địa chỉ IP của bạn ở vai trò hạ tầng kỹ thuật.

b) Khi bạn gửi yêu cầu đặt chỗ

Form chỉ hỏi đúng những thứ này:

• Họ tên người liên hệ
• Số điện thoại
• Email (mã đặt chỗ gửi vào đây, và cần đúng email này để tra cứu)
• Ghi chú yêu cầu, nếu bạn viết (ăn chay, phòng tầng cao, đi cùng trẻ nhỏ…)
• Tên khách đi cùng — chỉ họ tên

Kèm theo là lựa chọn của bạn: dịch vụ nào, ngày nào, số phòng hoặc số khách, và số tiền hệ thống tính ra cho lựa chọn đó.

c) Sau khi chốt được chỗ, nếu đối tác yêu cầu

Một số khách sạn và chủ tàu yêu cầu danh sách khách đầy đủ trước ngày đi. Khi đó nhân viên liên hệ và thu thêm — qua điện thoại, Zalo hoặc tại văn phòng, không qua form trên web: ngày sinh, giới tính, quốc tịch, số giấy tờ (CCCD hoặc hộ chiếu) và hạn giấy tờ, địa chỉ, ghi chú ghép phòng hoặc ghép cabin.

Ba điều đúng với những dữ liệu này, và chúng tôi nói ra vì chúng có lợi cho bạn:

• Website công khai không đọc được các cột số giấy tờ, ngày sinh và địa chỉ. Đây không phải lời hứa trong code: role database của web chỉ được cấp quyền đọc tên khách và ghi chú ghép phòng, mọi truy vấn xin thêm đều bị database từ chối.
• Mỗi lần nhân viên xem số giấy tờ của một khách đều được ghi lại: ai xem, xem của ai, lúc nào.
• Chúng tôi không đưa số giấy tờ vào email gửi cho bạn — hộp thư không phải chỗ an toàn để lưu những thứ đó và email đi qua nhiều máy trung gian.

d) Khi bạn thanh toán

Website không có cổng thanh toán. Bạn chuyển khoản hoặc trả tại văn phòng, và nhân viên ghi vào hệ thống: số tiền, ngày tiền vào, phương thức, số phiếu thu hoặc số giao dịch để đối chiếu sao kê. Chúng tôi không lưu số thẻ và không lưu mã OTP — không có bước nào trên web nhận những thứ đó.

Trên trang tra cứu, bạn chỉ thấy các khoản tiền bạn đã trả vào đơn. Số giao dịch ngân hàng, nhân viên nào nhập và các dòng tiền khác của công ty không hiện ra, và cũng bị database chặn không cho web đọc.

e) Nhật ký hệ thống

• Nhật ký thao tác: mỗi lần đơn được tạo hay sửa, hệ thống ghi lại hành động, đơn nào và những trường nào thay đổi. Bản ghi do web tạo khi bạn gửi yêu cầu không kèm IP và không kèm nhân viên nào.
• Nhật ký email: loại email, địa chỉ nhận, tiêu đề, đơn liên quan, gửi thành công hay không và lý do lỗi. Không lưu nội dung email. Có nhật ký này để khi bạn nói “tôi không nhận được email nào” thì chúng tôi kiểm chứng được thay vì đoán.

Cả hai nhật ký này là kênh một chiều với website: web ghi được, nhưng không đọc lại được.

3. Dùng để làm gì

• Thực hiện việc bạn nhờ: hỏi chỗ với đối tác, gọi lại xác nhận, giữ chỗ, thu tiền, thu xếp dịch vụ đúng ngày.
• Gửi email giao dịch: mã đặt chỗ, thông báo đã xác nhận. Đây là email cần thiết cho đơn của bạn, không phải thư quảng cáo.
• Chuyển danh sách khách cho đối tác vận hành để bạn nhận phòng và lên tàu được. Xem mục 4.
• Nghĩa vụ kế toán, thuế và hóa đơn theo pháp luật Việt Nam.
• Xử lý khiếu nại và tranh chấp: tra lại xem đơn đã đặt gì, giá nào, ai xác nhận, tiền vào lúc nào.
• Bảo mật: giới hạn số lần gửi yêu cầu và số lần tra cứu để chống spam và chống dò mã đặt chỗ của người khác.

Chúng tôi không dùng dữ liệu của bạn để chấm điểm, phân tích hành vi, chạy quảng cáo nhắm mục tiêu, hay đưa vào bất kỳ hệ thống tự động ra quyết định nào.

Căn cứ xử lý: sự đồng ý của bạn khi bấm gửi yêu cầu đặt chỗ (câu này ghi ngay cạnh nút gửi, kèm link tới trang này), việc thực hiện hợp đồng dịch vụ giữa bạn và chúng tôi, và các nghĩa vụ pháp luật về kế toán, thuế, lưu trữ chứng từ.

4. Ai nhận dữ liệu của bạn

An Voyages là bên bán lại dịch vụ của đối tác trong vùng. Nghĩa là việc chia sẻ dữ liệu dưới đây không thể tránh — không có cách nào để bạn nhận phòng hay lên tàu mà đối tác không biết tên bạn.

a) Đối tác vận hành dịch vụ

Khách sạn, chủ tàu và công ty du thuyền, nhà xe và nhà vận chuyển — đúng đơn vị sẽ phục vụ bạn. Họ nhận: tên khách trong danh sách, ngày và dịch vụ đã đặt, số phòng hoặc số chỗ, ghi chú yêu cầu của bạn, và số giấy tờ nếu hợp đồng của họ yêu cầu.

Hợp đồng của một số đối tác cho phép họ từ chối khách nếu không nhận được danh sách trước ngày đi (tùy đối tác, từ 1 đến 5 ngày). Vì vậy đây không phải việc chúng tôi có thể bỏ qua để giữ dữ liệu cho bạn.

Chúng tôi chỉ gửi phần cần cho dịch vụ đó, không gửi cả đơn. Đối tác không nhận email hay số điện thoại của bạn cho mục đích tiếp thị.

b) Nhà cung cấp dịch vụ gửi email

Email giao dịch (mã đặt chỗ, thông báo xác nhận) gửi qua Resend — một nhà cung cấp dịch vụ email của nước ngoài. Họ xử lý: địa chỉ email của bạn, tên bạn, mã đặt chỗ, tên dịch vụ, ngày đi, tổng tiền và ghi chú yêu cầu nếu có — tức là nội dung email đó. Email không chứa số giấy tờ, số tài khoản hay giá vốn.

Nếu chưa cấu hình khóa gửi thư, hệ thống không gửi ra ngoài và ghi nhật ký là “chưa gửi thật”.

c) Cơ quan nhà nước

Khi pháp luật yêu cầu — thuế, kiểm tra hoạt động lữ hành, yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền trong một vụ việc cụ thể.

d) Không có bên nào khác

Chúng tôi không bán, không đổi, không cho thuê dữ liệu của bạn, và không chia sẻ cho mạng quảng cáo hay công ty phân tích hành vi nào.

5. Giữ trong bao lâu

Nói thẳng: hệ thống hiện không có cơ chế tự động xóa. Vì vậy chúng tôi không hứa một mốc cụ thể — một lời hứa “xóa sau 24 tháng” mà không có gì thực hiện thì chỉ là chữ trên trang.

Cách chúng tôi thật sự làm:

• Dữ liệu đơn hàng và các thông tin gắn với chứng từ thanh toán được giữ trong thời gian cần cho nghĩa vụ kế toán, thuế và lưu trữ chứng từ theo pháp luật Việt Nam, và cho việc giải quyết khiếu nại hoặc tranh chấp có thể phát sinh sau chuyến đi.
• Nhật ký thao tác và nhật ký email gắn với đơn nào thì theo đơn đó.
• Bộ đếm giới hạn tần suất (theo IP và email) nằm trong bộ nhớ và mất khi khởi động lại phần mềm.
• Khi bạn yêu cầu xóa và việc xóa không trái nghĩa vụ lưu trữ nêu trên, nhân viên xóa hoặc làm mờ dữ liệu bằng tay trong hệ thống nội bộ. Xem mục 6.

6. Quyền của bạn và cách thực hiện

Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, bạn có các quyền sau với dữ liệu cá nhân của mình:

• Được biết chúng tôi xử lý dữ liệu gì của bạn và để làm gì — đó chính là trang này.
• Đồng ý hoặc không đồng ý việc xử lý. Không đồng ý thì chúng tôi không nhận yêu cầu đặt chỗ được, vì không có tên và số điện thoại thì không thu xếp được dịch vụ.
• Xem, yêu cầu cung cấp dữ liệu của bạn mà chúng tôi đang giữ.
• Sửa dữ liệu sai — sai tên, sai số điện thoại, sai email.
• Rút lại sự đồng ý đã cho trước đó.
• Xóa dữ liệu.
• Hạn chế hoặc phản đối việc xử lý, kể cả yêu cầu chúng tôi ngừng chuyển dữ liệu cho một bên nào đó.
• Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường theo quy định của pháp luật.

Làm thế nào trên thực tế

Không có nút bấm nào làm việc này, và chúng tôi không dựng một cái nút giả. Công ty 10 người xử lý bằng người thật:

1. Gọi hoặc email cho chúng tôi (mục 12), nói rõ bạn muốn xem, sửa, rút lại đồng ý hay xóa.
2. Nhắc mã đặt chỗ nếu có — việc tra lại nhanh hơn nhiều.
3. Nhân viên xác minh bạn đúng là người trong đơn (họ tên, số điện thoại, ngày đi). Bước này bắt buộc: làm theo yêu cầu của một người lạ tự nhận là bạn cũng là một cách làm lộ dữ liệu.
4. Chúng tôi xử lý và trả lời qua đúng kênh bạn đã liên hệ, trong giờ làm việc.

Ba giới hạn phải nói trước

• Rút đồng ý hoặc xóa khi chuyến đi chưa diễn ra nghĩa là chúng tôi không còn cách nào thu xếp dịch vụ cho bạn — trên thực tế nó đồng nghĩa với hủy đơn, và phí hủy của đối tác vẫn áp dụng theo điều khoản sử dụng.
• Dữ liệu đã nằm trên chứng từ kế toán (phiếu thu, hóa đơn) thì không xóa được, vì pháp luật về kế toán và thuế buộc lưu.
• Dữ liệu đã chuyển cho đối tác vận hành nằm trong hệ thống của họ. Chúng tôi chuyển yêu cầu của bạn sang, nhưng không thay họ xóa được.

7. Chúng tôi bảo vệ thế nào — và giới hạn

Những việc đã làm thật, kiểm chứng được trong code:

• Website khách chạy bằng một tài khoản database riêng với quyền tối thiểu. Tài khoản đó không đọc được số giấy tờ hành khách, không đọc được hồ sơ nhân viên, không đọc được bảng dòng tiền, không đọc được nhật ký, và không xóa được bất cứ gì. Ranh giới do database ép, không phải do code hứa.
• Trang tra cứu hiện số điện thoại đã che, chỉ còn 3 số cuối — đủ để bạn đối chiếu, không đủ để người khác đem đi mạo danh.
• Số lần tra cứu bị giới hạn để chống dò mã. Thông báo lỗi cố ý không phân biệt “mã không tồn tại” với “email không khớp”, vì phân biệt là chỉ cho người dò biết mã nào có thật.
• Trang tra cứu không cho tải hóa đơn, không cho sửa thông tin hành khách. Những việc đó cần xác minh chặt hơn, nên phải qua nhân viên.
• Mỗi lần nhân viên xem số giấy tờ của khách đều bị ghi lại.

8. Cookie, đo lường, bên thứ ba

• Không có cookie theo dõi quảng cáo và không có pixel của mạng xã hội trên website này. Không Google Analytics, không Facebook, không TikTok, không công cụ ghi lại phiên truy cập.
• Không có cookie đăng nhập, vì không có tài khoản khách. Trang tra cứu cũng không tạo phiên: mỗi lần tra là một lần gửi form độc lập, không có gì lưu lại trên máy bạn để người khác lấy.
• Phông chữ nằm trên máy chủ của chúng tôi. Trang không tải phông từ Google, nên khi bạn xem web, không có request nào của bạn đi sang Google. Đây là lựa chọn có chủ ý, không phải tình cờ.
• Bên thứ ba duy nhất nhận dữ liệu của bạn từ hệ thống là nhà cung cấp gửi email nói ở mục 4b, cộng với dịch vụ hạ tầng đứng trước website ở vai trò kỹ thuật.

Nếu sau này chúng tôi thêm bất kỳ công cụ đo lường nào, mục này phải được sửa trước khi công cụ đó lên trang.

9. Khi bạn khai tên người khác

Người đặt thường khai tên cho cả nhóm — vợ chồng, con nhỏ, bạn bè, đồng nghiệp. Khi bạn nhập tên một người khác vào danh sách khách, bạn cần được người đó đồng ý; với trẻ em thì là sự đồng ý của cha mẹ hoặc người đại diện. Chúng tôi không có cách nào kiểm tra việc này, nên nói rõ ở đây.

Thông tin của trẻ em (tên, và ngày sinh nếu đối tác cần để tính giá trẻ em hoặc để lên tàu) được dùng đúng cho việc thu xếp dịch vụ, không dùng cho mục đích nào khác.

10. Cảnh báo lừa đảo

11. Thay đổi chính sách

Khi cách chúng tôi xử lý dữ liệu thay đổi — thêm một bên nhận dữ liệu, thêm một loại thông tin phải thu — chúng tôi sửa trang này và đổi ngày cập nhật ở đầu trang. Thay đổi lớn ảnh hưởng tới đơn đang thực hiện thì nhân viên thông báo trực tiếp cho bạn.

12. Liên hệ và khiếu nại

Nếu bạn đã liên hệ mà chưa thấy được giải quyết, bạn có quyền khiếu nại tới cơ quan chuyên trách về bảo vệ dữ liệu cá nhân thuộc Bộ Công an, hoặc khởi kiện theo quy định của pháp luật Việt Nam. Chúng tôi mong bạn gọi cho chúng tôi trước — phần lớn vướng mắc xử lý được trong một cuộc điện thoại.